Промт для автоматизации отчётности: от сырых данных до презентации
Месячный отчёт съедает два дня, из которых полтора уходят не на аналитику, а на перекладывание: свести выгрузки, посчитать динамику, оформить, придумать формулировки. ИИ хорошо забирает именно эту часть — при одном условии, которое почти все нарушают.
Условие такое: не отдавайте модели сырую выгрузку. Во-первых, там персональные данные клиентов. Во-вторых, на тысяче строк модель начнёт ошибаться в арифметике и не скажет об этом. Считайте агрегаты в таблице, а модели передавайте уже посчитанное — двадцать-тридцать чисел вместо десяти тысяч.
Этап 1. Из чисел — в наблюдения
Ты — аналитик. Ниже сводные показатели за отчётный месяц и за предыдущий. ДАННЫЕ: [показатель; текущий период; предыдущий; план] [повторить 20-30 строк] ЗАДАЧА: Выдели 5 фактов, которые заслуживают внимания руководителя. КРИТЕРИИ ОТБОРА: - отклонение от плана больше 10% - смена направления динамики - показатель, который тянет за собой остальные Не пересказывай таблицу. Показатели в норме не упоминай вовсе. Для каждого факта: величина, направление, за какой срок.
Требование не пересказывать таблицу — ключевое. По умолчанию модель добросовестно перечислит всё подряд, и вы получите ту же таблицу словами.
Этап 2. Из наблюдений — в объяснения
Здесь модель нужна не для ответов, а для гипотез. Она не знает, почему у вас упала конверсия, но знает, где обычно ищут.
По каждому факту из списка выше предложи 3 возможные причины. Для каждой причины укажи: какой дополнительный срез данных её подтвердит или опровергнет и где этот срез взять. Разметь причины: внутренние (наши действия), внешние (рынок, сезон), технические (сбой, ошибка учёта). Не выбирай главную причину — это сделаю я после проверки срезов.
Запрет выбирать главную причину сильно повышает пользу. Иначе модель назначит виноватым первое правдоподобное объяснение, и оно попадёт в отчёт как вывод.
Этап 3. Из объяснений — в слайды
Собери структуру презентации на 10 слайдов для [совет директоров / собственник / команда]. Правила: - Слайд 1 — один вывод одной фразой, без вводных. - Слайды 2-4 — то, что изменилось, по одному факту на слайд, с числом в заголовке. - Слайды 5-7 — причины со статусом проверки: подтверждено / гипотеза. - Слайды 8-9 — что делаем, с ответственным и сроком. - Слайд 10 — чего не хватает для решения. Для каждого слайда: заголовок-утверждение (не «Продажи», а «Продажи упали на 12% из-за ухода двух ключевых клиентов»), 3 пункта текста, тип диаграммы и что на её осях.
Сколько времени это экономит
| Этап | Было | Стало | Что осталось человеку |
|---|---|---|---|
| Сведение данных | 3-4 часа | 3-4 часа | Всё: это работа таблицы, не модели |
| Поиск отклонений | 1-2 часа | 10 минут | Проверить, что не пропущено важное |
| Формулировки и текст | 3-4 часа | 40 минут | Правка под свой стиль |
| Структура слайдов | 2 часа | 20 минут | Решить, что вырезать |
Первая строка не ошибка. Сведение данных ИИ не ускоряет — это задача для формул и выгрузок. Экономия начинается там, где нужно превратить числа в текст.
Что проверять перед отправкой
- Все числа сверить с исходной таблицей. Модель могла округлить или переставить местами период.
- Гипотезы должны быть помечены как гипотезы. Если формулировка звучит утвердительно, а проверки не было — переписать.
- Убрать усиливающие слова. «Значительный рост», «существенное снижение» — заменить на числа.
- Проверить, что нет персональных данных. Особенно если выгрузка всё-таки попадала в промт.
И последнее. Отчёт, где всё хорошо, читают невнимательно. Отчёт, где честно назван один провал и сказано, что с ним делают, читают до конца — и доверия к остальным цифрам в нём больше.